Naar de cloud met de Grote Hout

Maandag 26 mei vond de lancering plaats van de nieuwe werkplek van ViVa! Zorggroep op het hoofdkantoor De Grote Hout in Velsen-Noord. Gedurende twee weken werd per verdieping van boven naar beneden gewerkt om alle medewerkers van de ondersteunende diensten over te zetten en wegwijs te maken met het nieuwe systeem.

De oude werkplek was aan vervanging toe, zowel op het gebied van hardware als software. Daarnaast ontstonden er vragen vanuit de organisatie voor nieuwe mogelijkheden zoals apparaat- en plaatsonafhankelijk werken (onder andere ter ondersteuning van wijkteams en het nieuwe werken), het afspelen van filmpjes en het digitaal ontsluiten van alle medewerkers ten behoeve van betere samenwerking, bereikbaarheid, e-learning en het versturen van digitale nieuwsbrieven en loonstroken.

"Met deze verandering is ViVa! Zorggroep op de toekomst voorbereid."

Om dit te realiseren is de gehele infrastructuur vernieuwd. Niet alleen de hardware (opslagsystemen, hypervisors en pc’s) maar ook de software (besturingssystemen, desktop-, applicatie- en gebruikervirtualisatie). Daarnaast heeft ViVa! Zorggroep als kantoorautomatisering gekozen voor Microsoft Office 365, dat op een flexibele manier als service uit de cloud (verzamelnaam voor internetdiensten) wordt afgenomen. Met deze verandering is ViVa! Zorggroep op de toekomst voorbereid.

Het ViVa! Zorggroep Medewerkerportaal

Voor veel mensen vereiste deze verandering een flinke aanpassing. Zeker voor kantoormedewerkers geldt dat hun computer hun primaire gereedschapskist is. Sommige medewerkers gebruikten dezelfde gereedschapskist al 10 jaar. Zij wisten precies waar de hamer lag en in welk vakje de schroeven zich bevonden, maar op de nieuwe werkplek is het uiterlijk van de interface gemoderniseerd en is in sommige gevallen de positie van de knoppen en de structuur van de menu’s veranderd aan de hand van nieuwe inzichten en om ruimte te maken voor nieuwe mogelijkheden.

Onze primaire missie voor de migratie naar de nieuwe werkplek was daarom om ervoor te zorgen dat alle medewerkers op korte termijn ten minste hun huidige werkzaamheden konden voortzetten. Dat is gelukt. Nog voor de introductiesessie van 8:30 waren er maandagochtend al medewerkers zelfstandig ingelogd. Iedereen had toegang tot hun e-mail en alle applicaties konden zonder foutmeldingen worden gestart. Het systeem reageerde rap, ondanks dat niet eerder zoveel gebruikers tegelijkertijd erop actief waren. Uiteraard waren wel wat onvolkomenheden, zoals incidenten met printen en PDF’s, en een ongelukkig probleem met Helios, maar dit kon allemaal binnen korte tijd worden opgelost.

"Vooral de adoptie van de nieuwe versie van Office vergde op functioneel gebied een behoorlijke inspanning."

De stressvolle week waarop wij als technici hadden geanticipeerd bleef daardoor gelukkig uit. Dat betekent echter niet dat de overgang voor alle gebruikers even vloeiend was. Vooral de adoptie van de nieuwe versie van Office vergde op functioneel gebied een behoorlijke inspanning, zowel voor de gebruikers als voor onze ambassadeurs die hun uiterste best hebben gedaan om hun collega’s hierbij te assisteren.

Wat hebben we geleerd?

Vandaar dat ik dit artikel graag wil afsluiten met een herhaling van informatie die wij eerder via andere kanalen hebben medegedeeld, maar die tijdens de migratie het meeste naar voren kwamen:

Je moet zelf je bestanden overzetten naar de cloud

Ten eerste een belangrijk onderscheid:

  • OneDrive is de vervanging van je H-schijf en is bedoeld voor persoonlijke documenten.
  • De Teamsite is de vervanging van de G-schijf en bevat de documenten van jouw afdeling.

ICT heeft op basis van de kostenplaatsen in het HR-pakket (Talent & Salaris) voor iedere afdeling een teamsite inclusief bijbehorende autorisaties ingericht. Medewerkers moeten echter zelf hun bestanden uploaden en structureren. Dit is een mooie gelegenheid om met de schone lei te beginnen. In één keer alles overzetten is misschien teveel werk om naast je bestaande werkzaamheden uit te voeren. In dat geval raden wij aan om te beginnen met de bestanden die je op dat moment wilt bewerken. Op die manier ontstaat vanzelf een site met enkel actuele documenten.

Geen mapjes

Om het optimale uit het nieuwe systeem te halen adviseren wij (en vele experts met ons) om geen veelvoud van mapjes aan te maken (en dan vooral geen mappen in mappen in mappen). Het alternatief voor mappen in SharePoint zijn kolommen (bijvoorbeeld Rubriek, Vestiging, Clientnummer, Boekingsjaar, Gemeente). De waarde in deze kolom zegt iets over het bestand. Vervolgens kan je verschillende Weergaves maken op je bestandsbibliotheek waarin je bijvoorbeeld sorteert en/of groepeert op een kolom. Door te groeperen op een bepaalde kolom krijg je het idee van navigeren met mappen terug.
Je kan dan ook geen mappen uploaden naar de cloud, alleen bestanden, maar wel meerdere tegelijk. Je kan ook meerdere bestanden tegelijk labelen met een specifieke waarde voor een kolom.

Outlook archiefbestanden worden niet gemigreerd

De avond voordat jouw locatie wordt gemigreerd zetten wij de inhoud van je mailbox over. Archiefbestanden worden echter niet meegenomen. Als je actuele berichten in je archief hebt staan, bestanden die je voor je dagelijkse werkzaamheden direct nodig hebt, zet deze dan van tevoren in je Postvak In. Archiefbestanden kunnen wel op verzoek door de ICT Servicedesk worden overgehaald, maar hiervoor bestaat een wachtlijst. Het kan enige dagen tot weken duren voordat je archieven zijn overgehaald, dus houdt hier rekening mee. We kunnen je mailbox helaas niet van tevoren vergroten omdat de migratie dan te lang zou duren, maar na de migratie heb je een veelvoud van de huidige opslaglimiet tot je beschikking en hoef je je e-mail niet meer te archiveren.

Nieuw!

  • Je kan sneller in- en uitloggen.
  • Je computer kan filmpjes afspelen.
  • Je kan overal bij je e-mail, documenten en Office applicaties, ook thuis en onderweg.
  • Je kan privé ook gebruik maken van Office 365.
  • Ben je telewerker? Dan kan je vanaf nu aan de slag op een pc, Mac, iPad, Android tablet of Surface tablet.
  • Van alle bestanden worden automatisch back-ups gemaakt. Je kan zelf terug naar een vorige versie zonder tussenkomst van ICT.
  • Je kan zelf bestanden met anderen delen zonder tussenkomst van ICT.
  • Je kan eenvoudig zoeken naar documenten.
  • Je kan met meerdere mensen tegelijkertijd in hetzelfde document werken.
  • De opslaglimiet van je mailbox gaat flink omhoog (van 100 MB naar 50 GB).
  • Je kan 24/7 werken. Je hebt tijdens je nachtdienst geen last meer van servers die herstart worden.
  • Iedereen krijgt een persoonlijk account (ook collega’s die dat eerst niet hadden) en een e-mail adres van ViVa! Zorggroep.
  • Je kan gemakkelijk collega’s vinden op functie, afdeling of expertise.
  • Je kan de aanwezigheid zien van je collega’s.
  • Je kan chatten met collega’s.
  • Je kan een profielfoto van jezelf toevoegen waardoor een smoelenboek ontstaat.
  • Je kan aankondigingen plaatsen op je teamsite of zelfs je eigen blog beginnen.

Wanneer alle locaties zijn gemigreerd zullen we deze nieuwe mogelijkheden verder toelichten, zodat we op een leukere en slimmere manier met elkaar kunnen samenwerken, maar wij veronderstellen dat een aantal enthousiastelingen hiermee al zelfstandig aan de slag gaat.

Waar vind je meer informatie?

Wellicht ben je op één van de drie informatiesessies geweest die we hebben georganiseerd op verschillende locaties? Nee, of ben je alles weer vergeten? Geen probleem. Op de dag dat jouw locatie wordt gemigreerd vind er ’s ochtends op een locatie bij jou in de buurt een korte introductiebijeenkomst plaats waarin alle belangrijke, praktische veranderingen nogmaals worden samengevat. Bovendien doet een ondersteuningsteam een ronde langs de locaties. Zij zijn duidelijk herkenbaar aan hun oranje petjes en kunnen je persoonlijk helpen met vragen.

Ook in de cloud kan je natuurlijk met je vragen terecht. Op onze Support Community vind je vragen en antwoorden, ook van de vorige migraties. Overigens beantwoorden niet alleen ICT’ers je vragen, maar ook collega’s die het antwoord wellicht al ontdekt hebben.

Tot die tijd kan je ook eens een kijkje nemen op ons blog (virtueel.vivazorggroep.nl) waarin we ook tips geven en aankondigingen plaatsen of je kan ons volgen op Twitter.

3de bijeenkomst nieuwe werkplek enorm goed bezocht!

 
Vandaag was de derde en laatste bijeenkomst voor de nieuwe werkplek. De opkomst was overweldigend! Er moesten zelfs extra stoelen geplaatst bijgeplaatst worden.
 
Veel leuke, vragen waaraan duidelijk was dat collega's zich aan het inleven waren wat dit voor de manier van werken betekend.
 
Morgen komen de eerste ambassadeurs bij elkaar, ben erg benieuwd hoe die straks in het echt met de nieuwe werkplek omgeving gaan werken!
 
 
 
 

Tweede informatiesessie nieuwe werkplek, goede vragen!

Vanmiddag was op locatie Varnebroek de tweede informatiesessie over de nieuwe werkplek.

Eerste bijeenkomst nieuwe werkplek druk bezocht

De eerste informatie bijeenkomst, waarbij de nieuwe werkplek van ViVa! Zorggroep is gepresenteerd is bijzonder goed bezocht.
Ik schat dat ruim 150 collega's deze sessie hebben bezocht en hebben kennisgemaakt met de mogelijkheden die de nieuwe werkplek heeft te bieden.

Aankomende maandag de tweede bijeenkomst op locatie Varnebroek.


De nieuwe werkplek Informatie sessies


Vanaf januari 2014 introduceren we stapsgewijs voor alle medewerkers van ViVa! Zorggroep De nieuwe werkplek. Waarom we een nieuwe werkplek gaan gebruiken en wat dat voor jou betekent, lichten we graag nader toe in een introductiesessie (duur ongeveer 2 uur).

De introductiesessies vinden plaats op:

Donderdag 16 januari 2014 om 15.00 uur   Grote Hout, Parlevinkerstraat 23 Velsen Noord                            
Maandag 20 januari 2014 om 15.00 uur      Klein Varnebroek, De omloop 22 Heiloo         
Maandag 27 januari 2014 om 15.00 uur      Meerstate, Mozartstraat 91 Heemskerk                   

Je bent van harte uitgenodigd om op één van deze dagen kennis te maken met De nieuwe werkplek! Mis het niet en ontdek hoe je straks met elkaar kunt samenwerken, met documenten omgaat en informatie tot je kunt nemen.

In de sessies komen de volgende onderwerpen aanbod:
o   Waarom een nieuwe werkplek?
o   Demonstratie van de mogelijkheden van De nieuwe werkplek
o   Ruimte voor vragen
Heb je naar aanleiding van het bovenstaande al vragen of suggesties? Neem contact op met  servicedesk@vivazorggroep.nl.






Excel Web apps (het nieuwe Excel)

Basistaken in Excel Web App

Met Excel Web App gebruikt u uw browser om de persoonlijke werkmappen te maken, weer te geven en te bewerken die u opslaat in SkyDrive. Als uw organisatie of onderwijsinstelling een Office 365-abonnement heeft of een SharePoint-site, kunt u aan de slag met Excel Web App door werkmappen te maken of op te slaan in bibliotheken op uw site.
 Opmerking    Als u Excel Web App gebruikt met SharePoint 2010 of als u Internet Explorer 7 gebruikt, raadpleegt u Inleiding tot Excel Web App en Excel Web App in een oogopslag.

Werkmappen online delen

Omdat de werkmap online staat, kunt u deze delen door een koppeling te versturen. Verzenden als bijlage bij een e-mail is niet meer nodig. Mensen kunnen de werkmap lezen in hun webbrowser of op een mobiel apparaat. Ze kunnen alle werkbladen bekijken, gegevens sorteren en filteren, en de onderliggende details van draaitabellen weergeven.
Klik op Bestand > Delen > Met anderen delen.
De opdracht Delen in Excel Web App
Terug naar boven Terug naar boven

Een Excel-werkmap bewerken in de browser

Klik op Werkmap bewerken > Bewerken in Excel Web App om de werkmap te bewerken in uw browser. Voer gegevens in, stel een formule samen, voeg grafieken toe en pas eenvoudige opmaak toe. Klik op Openen in Excel als u meer geavanceerde bewerkingen wilt uitvoeren.
Bewerkingsweergave in Excel Web App
In Excel Web App wordt uw werk automatisch opgeslagen. Als u een vergissing maakt, kunt u Ongedaan maken gebruiken of op Ctrl+Z drukken.
Terug naar boven Terug naar boven

Samenwerken aan hetzelfde werkblad

In Excel Web App wordt aangegeven wie aan het bestand werkt en worden de wijzigingen direct weergegeven. Dit werkt alleen als iedereen gebruikmaakt van Excel Web App (en niet van de bureaubladtoepassing van Excel).
Meerdere mensen aan het werk in Excel Web App
Terug naar boven Terug naar boven

Afdrukken in Excel Web App

Selecteer de cellen of grafiek die u wilt afdrukken en kies vervolgens Bestand > Afdrukken. (Als u de volledige werkmap wilt afdrukken, zorg dan dat er geen onderdelen zijn geselecteerd op het moment dat u de opdracht Afdrukken kiest.)
Geselecteerde cellen afdrukken
Er verschijnt een afdrukbare weergave in een nieuw browservenster. Klik hier op Afdrukken.
Afdrukbare weergave van werkblad

Samenwerken in de Web Apps (het nieuwe Office van ViVa! Zorggroep)

Samenwerken aan Office-documenten in SkyDrive

Met Microsoft Office Web Apps kunt u gemakkelijk samenwerken met anderen omdat u koppelingen naar documenten in plaats van bestandsbijlagen kunt verzenden. Dit kost minder opslagruimte voor e-mail en zo wordt voorkomen dat er meerdere versies van hetzelfde document de ronde doen.
Als u een koppeling wilt verzenden, klikt u op Delen bovenaan in het venster van de web-app:
De opdracht Delen
Wanneer uw vrienden op de verzonden koppeling klikken, wordt het document geopend in de browser.
E-mail waarin de geadresseerde wordt uitgenodigd om een document te delen
Als ze het document willen bewerken, klikken ze op de opdracht waarmee ze het kunnen bewerken in de Web App.
Klik op de opdracht voor bewerking in de web-app
U kunt allen tegelijk werken. U hoeft niet te wachten tot anderen het document hebben gesloten voordat u erbij kunt.
Meerdere mensen aan het werk in Excel Web App

Sla eerst het document op in SkyDrive

Upload uw documenten naar SkyDrive en deel ze

Samenwerken met anderen in Word Web App

Wanneer u een document bewerkt in Word Web App, ziet u mogelijk een melding dat anderen ook aan het document werken. Er is geen speciale opdracht voor cocreatie of om samen te gaan werken aan een document. U bewerkt het document op de gebruikelijke manier in Word Web App en als anderen ook aan het document werken, ontvangt u hierover een melding van Word Web App en ziet u de alinea waaraan ze werken.
Wanneer u het document opslaat, krijgen de andere auteurs van Word Web App het bericht dat het document is bijgewerkt.
Melding over updates is beschikbaar
Wanneer anderen het document opslaan, zien ze uw wijzigingen en zijn hun wijzigingen zichtbaar voor u. Door het document telkens te vernieuwen wanneer u het opslaat, bepaalt u wanneer u de updates ziet. Op deze manier kunt u met minimale onderbrekingen werken, ook al werken andere mensen samen met u aan het document.
Mensen kunnen werken in Word Web App, Word 2010 of hoger, of Word voor Mac 2011.
Zie Samenwerken aan documenten in Word Web App voor meer informatie.

Samenwerken met anderen in Excel Web App

Als u uw werkmap beschikbaar stelt zodat anderen deze kunnen bewerken, kunnen uw vrienden op hetzelfde moment als u aan de slag met de werkmap. Dit werkt goed voor werkmappen waarin u gegevens verzamelt van een groep personen, zoals een lijst met gegevens of een groepsproject. U hoeft dan geen lijst meer te versturen via e-mail.
Terwijl u de werkmap bewerkt, wordt in Excel Web App aangegeven of anderen ook aan de werkmap werken.
Meerdere mensen aan het werk in Excel Web App

 Opmerkingen 
  • Iedereen werkt in de web-app. Als iemand de werkmap opent in de Excel-bureaubladtoepassing, kan de werkmap pas worden bewerkt in de web-app nadat deze weer is gesloten in Excel.
  • Aangezien Excel Web App de wijzigingen van iedereen automatisch opslaat, werken de opdrachten Ongedaan maken en Opnieuw mogelijk niet zoals u zou verwachten.
  • En wanneer iemand de sorteervolgorde verandert of gegevens filtert, verandert de weergave voor iedereen die de werkmap bewerkt. Wees daarom voorzichtig met sorteren en filteren wanneer anderen aan de werkmap werken.

Samenwerken met anderen in PowerPoint Web App

Teampresentatie en schoolprojecten: u kunt er samen aan werken in PowerPoint Web App. Wanneer meer dan één persoon tegelijk een presentatie bewerkt, ziet u hun namen in de statusbalk onderaan in het venster van de web-app:
Melding van cocreatie
U en uw collega's zien direct elkaars wijzigingen en in PowerPoint Web App wordt de presentatie automatisch opgeslagen.
Mensen kunnen werken in PowerPoint Web App, PowerPoint 2010 of hoger, of PowerPoint voor Mac 2011. Voor de beste resultaten raden we echter aan dat iedereen werkt in de web-app (waar wijzigingen automatisch worden opgeslagen) of in de PowerPoint-bureaubladtoepassing (waar iedereen de presentatie regelmatig opslaat).

Samenwerken met anderen in OneNote Web App

Als u een notitieblok beschikbaar stelt zodat anderen dit kunnen bewerken, kunnen vrienden het notitieblok bewerken op hetzelfde moment als u. Dit is ideaal als u een notitieblok gebruikt om gegevens te verzamelen bij een groep mensen, zoals tijdens een brainstormsessie of groepsproject. Het notitieblok werkt als een wiki waaraan iedereen een bijdrage levert. U kunt zien wie wat heeft gedaan en zo nodig de vorige versie van een pagina herstellen.
Meerdere mensen aan het werk in OneNote Web App
Als u of anderen OneNote 2010 of hoger hebben, kunt u in de bureaubladtoepassing of de mobiele toepassing van OneNote werken, terwijl anderen aan hetzelfde notitieblok werken in OneNote Web App. U kunt het notitieblok delen in SkyDrive, net als Excel-, Word- en PowerPoint-documenten, maar u kunt het notitieblok ook delen in OneNote 2010 of hoger.
  • Klik op het tabblad Bestand en klik vervolgens op het tabblad Info onder de naam van het notitieblok op Anderen uitnodigen voor dit notitieblok.

Welkom

Via deze website houden de medewerkers van ICT je op de hoogte van alle ontwikkelingen aan jouw nieuwe, digitale werkplek bij ViVa! Zorggroep.

Posts

Mogelijk gemaakt door Blogger.